Henkilökohtaisen avun palkanmaksun ohjeet ja tiedotteet
Yhteystiedot palkka-asioissa
Puhelinpalvelu on avoinna ma-pe klo 09.00-12.00. Muina aikoina meidät tavoittaa sähköpostitse.
Tule Oiman sähköisen palvelun käyttäjäksi!
Oima-palvelu on henkilökohtaisille avustajille ja heidän työnantajilleen kehitetty helppokäyttöinen ja nykyaikainen verkkopalvelu hoitaa palkanmaksuun liittyviä asioita verkossa.
Sähköinen palvelu helpottaa työnantajana ja työntekijänä toimimista. Suosittelemme palvelun käyttöä kaikille, joille se on mahdollista. Molemmilla osapuolilla on koko ajan kattava, reaaliaikainen näkymä palkanmaksuun liittyviin asioihin.
Oima-palvelun käyttö
Ohjeita Oima-pavelun käyttöön
Helppokäyttöisessä Oima-verkkopalvelussa kaikki tiedot ovat saatavilla reaaliaikaisesti ja luotettavasti yhdestä paikasta ilman viiveitä. Työtuntien kirjaaminen ja palkanmaksu verkossa sujuu helposti ja turvallisesti.
Työnantajalle
- Sähköinen asiointi helpottaa työntekijän kirjaamien työtuntien hyväksymistä ja tarvittaessa työnantaja voi kirjata ne myös itse.
- Työnantaja voi tarkastella työsopimuksia ja työntekijöiden palkkalaskelmia, sekä nähdä avustustuntiensa määrän.
Työntekijälle
- Työntekijän on helppoa kirjata työtuntinsa palveluun ilman paperisten tuntilistojen täyttämistä ja postitusta.
- Työntekijä voi myös tarkastella omia palkkalaskelmia ja työsopimuksia.
Haluan siirtyä sähköisen Oima-palvelun käyttöön. Miten toimin?
Voit siirtyä sähköisen palvelun käyttöön, kun
- työnantajalla ja työntekijällä on käytettävissä tietokone tai mobiililaite.
- työnantajalta ja työntekijältä löytyy pankkitunnukset tai mobiilivarmenne.
Rekisteröidy palvelun käyttäjäksi
- Voit lähettää meille pyynnön sähköpostitse rekisteröityä Oima-palvelun käyttäjäksi.
- Pyydä työnantajaasi lähettämään sähköpostia palkat@oima.fi. Kirjoita sähköpostin otsikoksi ”Sähköiseen palveluun siirtyminen”.
Kirjoita viestiin seuraavat tiedot:
- Työnantajan nimi ja sähköpostiosoite
- Työntekijöiden nimet ja sähköpostiosoitteet
Rekisteröitymisviesti lähetetään sähköpostiisi
- Lähetämme työnantajalle ja työntekijöille parin päivän sisällä rekisteröitymislinkin, jonka avulla voitte ottaa palvelun käyttöön.
- Rekisteröitymisviestissä on mukana palvelun käyttöohjeet, tutustuthan niihin ennen rekisteröitymistä.
- Sähköpostiosoitteesi toimii käyttäjätunnuksena palveluun.
- Mikäli ainoastaan työntekijällä on Android-mobiililaite, ota yhteyttä palkat@oima.fi ja kirjoita otsikkoon ”Mobiiliapplikaatio”.
Milloin voin aloittaa palvelun käytön?
- Voit aloittaa palvelun käytön heti kun työnantaja ja työntekijä ovat rekisteröityneet palveluun.
- Palvelun käyttöönoton jälkeen voit kirjata meneillään olevan palkkajakson työajan palveluun.
Miten käytän sähköistä palvelua?
- Tutustu ohjeisiin palvelun käytöstä.
- Ohjeiden lisäksi saat tukea palvelun käytöstä ottamalla yhteyttä sähköpostitse palkat@oima.fi
Työnantajalle
Mitä työnantaja tekee palvelussa?
- Hyväksyy työntekijän tekemät työaikakirjaukset. Hyväksymisen jälkeen palkat menevät maksuun palkkapäivänä.
- Työnantaja voi halutessaan kirjata työajan työntekijän puolesta tai muuttaa työntekijän tekemiä kirjauksia.
- Työnantaja näkee palvelussa voimassa olevat työsopimuksensa ja avustustuntiensa määrän ja voi tarkastella palvelussa työntekijöidensä palkkalaskelmia.
Ohjeet
Työntekijälle
Mitä työntekijä tekee palvelussa?
- Kirjaa meneillään olevan palkkajakson työajan työnantajakohtaisesti.
- Palkkajakson päättymisen jälkeen hyväksyy työajan.
- Työntekijä saa palvelusta palkkalaskelman ja voi tarkastella palkkalaskelmiaan.
- Työntekijä näkee omat voimassa olevat työsopimuksensa.
Ohjeet
Sähköinen palvelu
Tuntien syöttäminen
Miten sairauslomat merkitään palveluun?
Sairauslomat merkitään työnseurantaan siten, että poissaolopäivän kohdalla alasvetovalikosta valitaan palkkalajiksi “Sairausloma”. Ohjelma laskee automaattisesti sairasajan palkan työntekijälle työsopimuksella sovitun työajan tai keskimääräisen työajan mukaan.
Sairausloman ajalle tulee merkitä suunnitellut työvuorot tai jos työvuoroja ei ole suunniteltu, tulee “Sairausloma”-kirjaus tehdä jokaiselle kalenteripäivälle. Jos työvuoroja ei ole kirjattu työnseurantaan, laskee ohjelma sairausajan palkan automaattisesti.
Sairausloma on palkallista sairastumispäivältä ja sitä seuraavalta 9 arkipäivältä (Kelan omavastuuaika) riippumatta siitä, mille päiville työvuoroja on suunniteltu. Omavastuuaika kuluu maanantaista lauantaihin, joten sunnuntait eivät kuluta omavastuuaikaa. Mikäli huomaat, että ohjelma laskee sairausajan palkan virheellisesti, olethan yhteydessä palkanlaskentaan.
Jos sama sairaus uusiutuu 30 kalenteripäivän kuluessa siitä, kun työntekijälle on viimeksi maksettu sairauspäivärahaa tai sairausajan palkkaa, sairausjaksot lasketaan yhteen. Jos omavastuuaika on täyttynyt ja sairaus uusiutuu, työntekijä saa sairausajan palkkaa vain sairastumispäivältä. Jos saman sairauden uusiutumisen välillä on yli 30 kalenteripäivää, palkanmaksujakso alkaa alusta. Sairausajan palkallisuus sairauden uusiutuessa katsotaan poissaolotodistuksen syiden mukaisesti.
Lähetäthän sairauslomatodistuksen aina palkanlaskentaan.
Miten lomat merkitään palveluun?
Lomat merkitään työnseurantaan siten, että lomapäivän kohdalla alasvetovalikosta valitaan palkkalajiksi “Loma”. Ohjelma laskee automaattisesti loma-ajan palkan ja lomarahat työntekijälle vuosilomalakia ja työehtosopimusta noudattaen.
Jos loman kesto on yli 6 päivää, ilmoita loman alkamis- ja päättymispäivä palkanlaskentaan ajoissa, jotta loma-ajan palkka ja lomaraha voidaan maksaa työntekijälle ennen loman alkua. Esimerkiksi heinäkuussa alkava loma tulisi ilmoittaa jo toukokuun palkkajaksolla. Jos palkka maksetaan kaksi kertaa kuussa, tulisi heinäkuussa alkava loma ilmoittaa kesäkuun alun palkkajaksolla.
Loma-ajan voi ilmoittaa allekirjoitetulla tuntilistalla tai palkkajakson huomautuksella. Halutessaan työnantaja voi maksaa työntekijän lomapäivät etukäteen myös itsenäisesti. Lomapäivien määrän näette työsopimukselta sekä työntekijän palkkalaskelmalta.
Lomapäivät kuluvat maanantaista lauantaihin, eli yhdessä viikossa kuluu yleensä kuusi lomapäivää. Etukäteen maksettavat lomapäivät kirjataan käsiteltävän palkkajakson lisätoiminnoissa.
Uuden lisäkorvauksen tiedot
Tyyppi: Lomapäivien maksu
Ulosmaksun tyyppi: Lomapäivien etukäteenmaksu
Lomavuosi: Erääntynyt lomavuosi, esim. 2022
Määrä (kpl): Maksettavien lomapäivien määrä, ei kalenteripäivät
Kuvaus: Esim. Loma-aika 01.-30.06.2022
Kuinka saan uuden työsopimuksen palveluun?
Uutta työsopimusta ei valitettavasti saa luotua suoraan palveluumme, vaan uudet työsopimukset tulisi toimittaa palkanlaskentaan sähköpostitse tai postitse. Oima tallentaa uudet työsopimukset ja verokortit palveluun, jonka jälkeen työnantaja ja työntekijä pääsevät syöttämään työtunnit järjestelmään.
Haluan käyttää sähköistä palvelua, mutta minulla ei ole pankitunnuksia, miten toimin?
Pyydämme sinua lähettämään sähköpostia osoitteeseen palkat@oima.fi. Kirjoita viestiin puhelinnumerosi niin olemme yhteydessä sinuun.
Onko sähköistä palvelua pakko käyttää?
Sähköinen palvelu helpottaa työnantajana ja työntekijänä toimimista. Suosittelemme palvelun käyttöä kaikille, joille se on mahdollista. Molemmilla osapuolilla on koko ajan kattava, reaaliaikainen näkymä palkanmaksuun liittyviin asioihin.
Mikäli sähköisen palvelun käyttäminen on mahdotonta, voit edelleen toimittaa tuntilistat sähköpostilla tai postilla.
Miksi minun tulee tunnistautua palveluun pankkitunnuksilla?
Palvelussa on sinun henkilötietojasi, joten vahva tunnistautuminen täytyy tehdä sinun suojaksesi.
Lomat
Miten lomapäivät kuluvat?
Pääsääntöisesti lomat kuluvat maanantaista lauantaihin riippumatta siitä, montako työpäivää normaalisti teet viikossa.
Myös työntekijä, joka ei tee viittä työpäivää viikossa, kirjaa lomapäiviksi koko viikon suunnitelluista työvuoroista huolimatta. Muutoin lomapäivät eivät mene tasavertaisesti viittä työpäivää viikossa tekevien työntekijöiden kanssa.
Arkipyhät (kalenterissa punaisella merkityt päivät) eivät kuluta lomapäiviä. Lisäksi lomapäiviä eivät kuluta pääsiäislauantai, juhannusaatto (juhannusviikolta kuluu vain 4 lomapäivää) eikä jouluaatto.
Miten lomista sovitaan?
Lomista sovitaan työnantajan ja työntekijän kesken. Loma on annettava yhdenjaksoisena. Työnantaja voi kuitenkin jakaa 12 arkipäivää ylittävän osan kesälomasta pidettäväksi yhdessä tai useammassa osassa, jos jakaminen on työn käynnissä pitämiseksi välttämätöntä.
Lomaa ei saa asettaa alkamaan työntekijän vapaapäivänä, jos lomaan kuuluvien tai siihen liittyvien vapaiden arkipäivien lukumäärä vähenisi.
Yhden, kahden ja kolmen päivän vuosilomaan ei saa sisältyä vapaapäivää ilman työntekijän suostumusta.
Kesälomakausi on 2.5.–30.9. Talvilomakausi on 1.10.–30.4.
Voiko lomaa pitää irtisanomisajalla?
Työnantaja voi määrätä työntekijän pitämään vuosiloman irtisanomisaikana (kesälomaosuuden kesälomakautena ja talvilomaosuuden talvilomakautena).
Työnantaja ja työntekijä voivat myös sopia, että työntekijä pitää kaikki lomansa irtisanomisaikana. Työntekijällä on tällöin yleensä oikeus lomarahaan/lomaltapaluurahaan.
Voiko lomaa pitää lomautuksen tai muun pitemmän poissaolon aikana?
Loma voidaan sijoittaa myös lomautusajalle, jos lomautus sijoittuu lomakauteen. Loma voidaan sijoittaa myös lomakauden ulkopuolelle, jos työnantaja ja työntekijä niin sopivat.
Mistä saan tietää lomapäivieni määrän?
Näette jäljellä olevat pitämättömät lomapäivänne palkkalaskelmaltanne. Lomavuoden 2022 lomapäivät ovat käytettävissä 1.4.2022 lähtien ja vastaavasti lomavuoden 2023 lomapäivät ovat käytettävissä 1.4.2023 lähtien.
Sähköisestä palvelusta voi tarkastella pitämättömiä, sekä jo pidettyjä lomia työsopimukselta “Lomanmääräytyminen ja lomapäivät” -välilehdeltä. Kyseinen välilehti löytyy työsopimuksen vasemmalla laidalla sijaitsevasta yhteenvedosta. Ensimmäisenä palvelu näyttää lomanmääräytymisen lomavuosittain, josta käy ilmi lomavuosien lomanmääräytymissääntö. Lisäksi ansaitut ja käytetyt lomapäivät saadaan täältä näkymään palvelussa kootusti tai halutessaan myös lomavuosittain eriteltyinä.
Lomien ilmoittaminen
Voitte ilmoittaa vuosilomapäivien käytöstä palkanlaskennalle tuntilistalla.
Loma-ajan palkan maksamista varten toivomme teidän ilmoittavan loma-ajankohdan (esimerkiksi 01.-16.06.2022) ja toivotun palkanmaksupäivän (esim 31.05.2022). Mikäli palkanmaksupäivästä ei ole tuntilistalla mainintaa, maksetaan lomapäivät kyseisen palkkajakson yhteydessä. Esimerkiksi lomien ilmoitus huhtikuun tuntilistan mukana, mikäli lomapäivät halutaan maksuun toukokuun puolivälissä.
Lomakorvaus, kun ei ole kertyneitä lomapäiviä ollenkaan
Työntekijällä, joka sopimuksen mukaan tekee kaikkina kalenterikuukausina työtä alle 14 päivää tai 35 tuntia, on työsuhteen kestäessä oikeus halutessaan saada vapaata kaksi arkipäivää kultakin kalenterikuukaudelta. Näiden päivien käyttöä ei seurata palkanlaskennassa, eikä niitä tule ilmoittaa lomapäivinä, vaan “oikeus vapaaseen”-päivinä. Mikäli työntekijälle ei ole kertynyt käytettäviä lomapäiviä, ei työntekijällä ole oikeutta lomarahaan.
Työntekijän lomakorvaus maksetaan 01.06.2022 alkavan palkkajakson yhteydessä (tai seuraavalla jaksolla, jossa ilmoitettuja työtunteja on) automaattisesti.
Tuntilistat
Tuntilistojen tilaaminen
Toimitamme tuntilistoja pyyntöjen mukaan postitse vain työnantajan osoitteeseen. Ilmoittakaa pyyntönne ohessa, palautetaanko tuntilistat meille postitse, vai sähköpostitse, jotta osaamme arvioida tarvittavien palautuskuorien määrän.
Tuntilistoja voidaan myös tulostaa kohdasta “Tuntilistapohjat”.
Tuntilistapohjat
Palkanmaksukalenteri
Tuntilistojen täyttöohje
Tuntilistojen täyttöohje (PDF)
Tuntilistojen toimittaminen
Tuntilistat voi toimittaa maksuttomasti palkanlaskentaan sähköpostitse osoitteeseen palkat@oima.fi tai perinteisesti postitse osoitteeseen
Oima Oy
Tunnus 5021175
00003 Vastauslähetys
SuoraTyö-nimellä olevat tuntilistapohjat ja palautuskuoret voi huoletta käyttää loppuun, sillä kirjeet tulevat perille lähetystunnuksen perusteella.
Ethän toimita tuntilistaa useaan kertaan tuntilistojen seurannan helpottamiseksi. Lähettäjä saa automaattivastauksen sähköpostitse toimitettujen tuntilistojen saapumisesta omaan sähköpostiinsa. Mikäli automaattivastausta ei näy lähettäjän postilaatikossa, tarkistattehan myös roskaposti- ja muut kansiot.
Sairauspoissaolojen ilmoittaminen ja tuntikirjaus
Työnantajan tekemää kirjallista ohjeistusta ei tarvitse lähettää palkanlaskentaan. Allekirjoituksellaan työnantaja hyväksyy tuntilistan/työntekijän sairauspoissaolon (joko todistuksen kanssa tai ilman). Jos työntekijä on pois pelkästään omalla ilmoituksellaan ilman sairauslomatodistusta (1-3 päivää työnantajan luvalla), tuntilistaan kirjataan ”sairausloma, oma ilmoitus” ja sairausloman syy (esim. vatsakipu). Lisäksi tulee merkitä aina sairauspoissaolon ajalle suunnitellut/vakiintuneet työvuorot. Palkanlaskenta tarvitsee tiedon sairauspoissaolojen syiden ja omavastuuajan seurantaa varten. Muutoin tai viimeistään neljännestä poissaolopäivästä lukien työntekijä näyttää sairauslomatodistuksen työnantajalle tuntilistan varmistamista ja allekirjoitusta varten. Sairauslomatodistuksen kopio/kuva lähetetään palkanlaskentaan tuntilistan mukana. Työntekijä säilyttää alkuperäisen sairauslomatodistuksen itsellään.
Palkanlaskenta maksaa sairausajanpalkkaa 1+9 päivän omavastuuajan mukaisesti: ”Omavastuuaika on sairastumispäivä ja sitä yhtäjaksoisesti seuraavat 9 arkipäivää. Arkipäiviä ovat myös lauantait ja aattopäivät. Omavastuuaika alkaa yleensä siitä päivästä, joka on lääkärintodistuksessa merkitty työkyvyttömyyden alkamispäiväksi.” Lähde: Kela
Työntekijällä on oikeus saada tilapäisen hoitovapaan ajalta palkkaa enintään kolmen perättäisen työpäivän ajalta alle 10-vuotiaan tai vammaisen lapsen äkillisen sairastumisen vuoksi. Tilapäisessä hoitovapaassa toimitaan käyttäen samaa toimintamallia poissaolo-todistusten suhteen kuin normaaleissa sairauslomissa.
Palkkalaskelmat
Toimitustavat
Palkkalaskelmat voidaan toimittaa joko postitse tai sähköpostitse. Mikäli haluat muuttaa palkkalaskelman toimitustavaksi sähköpostin, kirjoita sähköpostiosoitteesi tuntilistaan sille varatulle paikalle. Voit myös pyytää palkkalaskelman toimitustavan muutosta sähköpostitse, tai soittamalla.
Palkkalaskelma työnantajalle
Työnantajalla on oikeus ja velvollisuus tarkistaa työntekijän palkan oikeellisuus. Uuden ominaisuuden myötä työntekijän palkkalaskelmat voidaan toimittaa työnantajille automaattisesti. Mikäli haluatte saada työntekijän palkkalaskelmat tarkasteltavaksi, ilmoitattehan meille työnantajan nimen, sekä koti- tai sähköpostiosoitteen toimitustavan mukaisesti.
Pyyntönne perusteella toimitamme palkkalaskelmat jatkossa työnantajalle kaikkien voimassaolevien työsopimusten osalta. Uuden työsopimuksen osalta palkkalaskelman toimitus tulee pyytää erikseen, sillä palkkalaskelmien toimitukset työnantajille ovat työsopimuskohtaisia.
Virheelliset tiedot
Mikäli palkkalaskelman tiedoissa on virhe, ilmoitattehan ongelmasta ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen palkat@oima.fi. Esimerkiksi muuttuneet osoitteet tulee ilmoittaa meille kirjallisesti tietojen muuttamiseksi.